Quick Check
Ausgangssituation
Die Aufgaben eines Außendienstmitarbeitenden sind zahlreich, ganz gleich in welcher Branche – von der Vor- und Nachbereitung eines Kundentermins bis hin zur Erschließung neuer kunden- und produktrelevanten Informationen, durch ein neues Einsatzgebiet oder aber auch komplett neue Produkte. Aus diesen zahlreichen Aufgaben wurden im Rahmen des Quick Check sechs Szenarien entwickelt und bewertet, um diese Aufgaben greifbarer zu gestalten. Als besonders nutzbringend und wichtig für den KI-Einsatz wurde das Szenario Dokumentation des Kundentermins ausgewählt. Diese Arbeiten erfolgen bisher am Abend, wobei Berichte erstellt, E-Mails geschrieben und weitere Aktionen durchgeführt werden.
Lösungsidee
DafNe der Digitale Assistent soll die Situ-ation verbessern, indem der Mitarbeiter wesentliche Punkte des Gesprächs direkt nach dem Termin über Spracheingabe in der DafNe-App festhalten kann. Die Übertragung der Gesprächsnotizen erfolgt nach manueller Kontrolle in der App in das CRM-System. Des Weiteren soll DafNe in der Lage sein über ein Dialogsystem Folgeaktivitäten abzufragen und diese vorzuzubereiten bzw. direkt auszuführen.
Folgende Aktionen unterstützt DafNe:
- Dokumentation
- Schriftverkehr vorbereiten durch die Vorformulierung von E-Mails, passende Anhänge zu Dokumenten und Produktinformationen im System automatisch finden
- Kontaktaufnahme/-suche per Telefon intern (Anfragen, Weitergabe von Lob und Kritik) und extern (Terminabsage, -bestätigungen)
- Termine koordinieren: Erinnerungen setzen, Folgetermine planen/eintragen/versenden
- Angebote vorbereiten, indem Produkt-informationen (z. B. Produktblätter, Tex-te auf Webseiten, etc.) und archivierte Angebote in den diversen Systemen (Wissensdatenbank, ERP, etc.) gefiltert und zusammengestellt werden